Naar een succesvol E-merge programma

1.   Werkconferentie E-merge

Op 27 november 2003 is in Eindhoven een werkconferentie E-merge georganiseerd. Aan de conferentie namen deel de programmaleiders, benoemde projectleiders, leden van de stuurgroep, twee opleidingsmanagers, communicatieadviseur, student. De wekconferentie werd begeleid door organisatieadviseur, trainer en interimmanager Gerard Grosman.

2.      De kern van het programma

Bij E-merge draait het vooral om het proces. Naast de inhoud is het gevoel belangrijk. Het is daarom essentieel om op deze werkconferentie een gezamenlijk beeld te krijgen over:

• de risico’s van projecten in relatie tot het programma E-merge en de te nemen maatregelen;
• de interne en externe communicatie rondom het programma E-merge;
• de succescriteria van het programma en de manier waarop ieder vanuit zijn rol daaraan kan bijdragen.

Om tot een gezamenlijk beeld te komen, is het belangrijk dat ieder zich bewust wordt van de persoonlijke bedoelingen/motieven. Met andere woorden, wat motiveert ieder om zich actief in te zetten voor E-merge?

Opdracht ‘persoonlijke doelen’

Er worden drie groepjes geformeerd en iedereen krijgt de tijd om zijn persoonlijke beweegredenen ten aanzien van E-merge aan te geven.

De persoonlijke doelstellingen op een rijtje:

• geloof in aanpak E-merge: samenwerking is dé oplossing om ICT ‘echt’ van de grond te krijgen
• geloof in onszelf
• gebruik van continue werkstroom
• E-merge is interessant: het geeft verrijking, gezamenlijk eraan werken, effectiever werken
• persoonlijke ontplooiing
• middel om onderwijs te innoveren en te verbreden
• netwerken en samenwerken = leuk
• structureel samenwerken (10 jaar) als stap naar meer werkbare, concrete E-merge resultaten

3.       Verschil tussen Programma en Project

Dit overzicht laat het verschil in doelen zien. Ook maakt het zichtbaar het verschil in de lange en korte termijn effecten en de implementatiegedachte daarbij. Het is belangrijk om continue over de programmascope na te denken. De vraag blijft: dragen de projecten bij aan het E-merge programma.

4.       Doelgroepen E-merge programma 

De bestuursleden zijn de facilitators, sponsoren, dragers van het E-merge programma. Zij bewaken de langere termijn doelstellingen.

De opleidingsdirecteuren beslissen over de opleidingen. Zij beslissen dus ook over de mate van gebruik van de E-merge producten. Focus moet daarom liggen bij deze doelgroep, omdat zij belangrijk zijn voor het voortbestaan van E-merge.

De opleidingsdirecteuren zijn een moeilijk te bereiken groep. De omvang van deze groep verschilt per instelling. Zo heeft Universiteit Leiden 60 opleidingsdirecteuren en TU Delft heeft er 20. Daarnaast is de beslissingscultuur (formeel en informeel) per instelling zeer verschillend.

De docenten en studenten gaan de E-merge producten gebruiken. Een projecteffect is pas bereikt als deze doelgroep ermee gaat ‘werken’.

5.       Risicoanalyse op programma niveau

Technische en onderwijskundige projecten gaan we beheersbaar maken vanuit een risicoanalyse. Met behulp van risicomanagement maken we de risico’s van projecten zichtbaar en formuleren beheersmaatregelen. Door projecten te definiëren in termen van projectresultaat (Þ projecteffect), wordt een eerste inzicht verkregen in de risico’s van projecten. Zie onderstaand model.

6.       Vier stappen bij risicoanalyse

De groep wordt weer in drie groepjes verdeeld. Aan de hand van vier stappen gaat iedere groep aan de slag met het maken van een risicoanalyse:

Stap 1. Inventariseer. Definieer de risico’s aan de hand van drie à vier projecten.

Stap 2. Prioriteer. Selecteer twee projecten. Maak een risicoprofiel op programma niveau.

Stap 3. Analyseer de beheersmaatregelen.

Stap 4. Formuleer effectieve maatregelen (Þ effect x kosten)

Risicoprofiel

Een risicoprofiel maak je door te kijken naar de kans dat het risico voorkomt en het effect van het risico op het programma. Risicoprofiel = kans x effect = K x E. Onderstaand model kan je helpen bij het bepalen een risicoprofiel. Plaats de risico’s in de tabel.

Model risicoprofiel

Groep 1

Stap 1. Inventariseer risico’s:

1. resultaat voldoet niet aan verwachtingen opdrachtgever
2. resultaat voldoet niet aan verwachtingen opleidingsmanager (afnemer)
3. conflict tussen rigiditeit jaarplanning en benodigde flexibiliteit (beschikbaarheid resources)
4. continuïteit van pilot naar implementatie
5. ontbreken van projectaandeel binnen het programma (samenhang met grote geheel)
6. rechtvaardiging project (“business case”) ontbreekt of is onduidelijk
7. noodzakelijke bevriezing software leidt tot vertraging, achteruitgang, ineffectiviteit  van in te zetten middelen
8. uitloop van activiteiten
9. resultaten zijn individu afhankelijk

Stap 2. Prioriteer risico’s

Groep 1 selecteert nummer 2 als hoofdrisico:

het resultaat voldoet niet aan verwachtingen opleidingsmanager (afnemer).

Stap 3 en 4. Beheers/tegenmaatregelen

Tegenmaatregelen: 

1. bilaterale afstemming
2. werkconferentie over de instellingen heen
3. kwaliteitsverwachtingen opstellen
4. zorgen dat bestuur en opleidingsmanagers op het juiste moment E-merge agenderen

Wie dienen er een rol spelen te spelen bij de tegenmaatregelen?

ad 1. programmaleiders en instellingscoördinatoren (SG)

ad 2. programmaleiders en stuurgroep

ad 3. projectleiders en programmaleiders

ad 4. programmaleiders

Groep 2

Stap 1. Inventariseer risico’s:

1. effecten niet behaald, resultaat wel
2. continuïteit technologie (basis platform)
3. flexibiliteit add on ’s inzetten
4. organisatie usermanagement
5. technische incomputibiliteit
6. onvoldoende vertrouwen (privacy-rechten)
7. onderlinge afhankelijkheid projecten
8. continuïteit projecten en andere key players
9. deadline niet behalen
10. afdwalen van projecten

Stap 2. Prioriteer risico’s

Groep 2 selecteert de nummers 1 en 7 (K+ x E+) als hoofdrisico’s:

1. effecten niet behaald, resultaat wel
2. onderlinge afhankelijkheid projecten

Stap 3 en 4. Beheersmaatregelen

1. effecten beschrijven / meten / communiceren
2. zeer alert zijn op ontwikkelingen / omgeving
3. afbakening / scope NIET DOEN
4. planning
5. afhankelijkheid beperken
6. afhankelijkheid in kaart brengen

Wie dienen er een rol spelen te spelen / betrokken te zijn bij de maatregelen?

ad 1. stuurgroep, programmaleiders, projectleiders

ad 2. stuurgroep

ad 3. stuurgroep

ad 4. stuurgroep, programmaleiders, projectleiders

ad 5. projectleiders

ad 6. programmaleiders

Groep 3

Stap 1. Inventariseer risico’s:

1. ingehaald worden door nieuwe (technische) ontwikkelingen.
2. middel wordt belangrijker dan het doel.
3. communicatiewerkwijze E-merge kost veel tijd.
4. draagvlak studenten ontbreekt
5. teveel uitgaan van “koplopers”
6. onvoldoende inschatting van organisatorische consequenties
7. sluiten de uitkomstverwachtingen aan bij de competenties?
8. lost of control
9. onvoldoende bekendheid / draagvlak bij onderwijsorganisaties

Stap 2. Prioriteer risico’s

1. K = + en E = +
2. K = -  en E = -
3. K = + en E = +
4. K = -  en E = +
5. K = + en E = - voor 2004
6. K = + en E = +
7. K = -  en E = +
8. K = -  en E = +
9. K = + en E = +

Groep 3 heeft de nummers 1, 3, 6 en 9 omcirkeld.

Stap 3 en 4. Formuleer beheersmaatregelen:

1. E-merge inbedden in bestaande gremia
2. bedoeling formuleren op behoefte doelen
3. commitment CvB’s doorgeven aan management

Wie dienen er een rol spelen te spelen / betrokken te zijn bij de maatregelen?

ad 1. projectleiders, stuurgroep

ad 2. programmaleiders, projectleiders, comm.

ad 3. bestuur, stuurgroep

7.      Succescriteria van het programma

Opdracht

Formuleer de succescriteria en verken ieders bijdrage daaraan.

Groep 1 - succescriteria

1. per instelling zijn:
   1. 25% van de opleidingsmanagers positief over het resultaat (actief betrokken bij E-merge pilots)
   2. 50% geinformeerd (voelen zich…..)
   3. 25% tja,………
2. opleidingsmanagers stellen participatie aan E-merge in jaarplan vast of willen het aanpassen vanwege het voordeel (zie 1).
3. daadwerkelijk gebruik “producten” E-merge:
   1. 50% groep vanaf 01-01-2005
   2. per instelling implementatie in regulier onderwijs, minimaal 1 pilot
4. samenwerking in project op “eigen” initiatief, E-merge mensen erbij betrekken
5. uitloopprojecten: 80% van projecten binnen planning en produkten
6. aanboren alternatieve financiële bronnen
7. staatssecretaris kent E-merge en financiert E-merge

Groep 2 - succescriteria

1. adequaat weten om te gaan met nieuwe ontwikkelingen (er open voor staan)
2. aansturen op merkbare effecten
3. produkten van E-merge worden door opleidingsmanagers van alle instituten gekend en beoordeeld
4. aansluiten op belevingswereld van studenten (studenten zijn betrokken bij E-merge)
5. doorgaan na 2004

Groep 3 - succescriteria

1. verwachtingsmanagement
2. draagvlak bestuur en management
3. continuiteit
4. flexibiliteit programma organisatie
5. middelen
6. motivatie

8.      Informeel nagesprek

Onder het genot van een borrel werd nagepraat over de zeer geslaagde werkconferentie.

Mededelingen Joost Groot Kormelink

Stuurgroep Delft, secretaris bestuur

Hieronder de mededelingen van Joost Groot Kormelink namens het bestuur kort samengevat:

• De projectleiders zijn definitief aangesteld
• T1.17 project is goedgekeurd
• De contributie voor 2005 zal hetzelfde zijn als dat van 2004
• Eind april / begin mei wil het bestuur graag een presentatie zien van de projecten en de geboekte resultaten. Bijeenkomst vindt plaats in Maastricht.

Het bibliotheek voorstel wordt geïntegreerd in E-merge